Guardar documentos para siempre no es lo más seguro, y destruirlos demasiado pronto puede costarte caro. El problema es que no existe un único plazo válido: depende del tipo de documento y de la normativa aplicable. Vamos a despejar la duda con las reglas que más se repiten en las empresas españolas.
Por qué no existe un plazo único de conservación
En España, los plazos de conservación dependen de la naturaleza del documento y del sector. La normativa fiscal, laboral, mercantil y de protección de datos fija exigencias distintas que conviven entre sí.
Por eso lo correcto no es aplicar un único plazo, sino elaborar un calendario de conservación documental por categorías, revisarlo al menos una vez al año y destruir de forma segura lo que ya haya cumplido su plazo.
Plazos orientativos según el tipo de documento
- Documentación contable y fiscal: generalmente cuatro años a contar desde el fin del periodo correspondiente.
- Documentación laboral y de la Seguridad Social: al menos cuatro años, con matices según el tipo de documento.
- Documentos con datos personales: solo el tiempo necesario para su finalidad, salvo que otra norma obligue a conservarlos más.
- Documentación sanitaria: sujeta a plazos específicos según la normativa sanitaria aplicable.
- Documentos mercantiles: supuestos que pueden exigir conservación más prolongada.
Convierte los plazos en un plan de destrucción seguro
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